Una de las ventajas fiscales que tienen los autónomos es la posibilidad de deducir ciertos gastos relacionados con su actividad económica. Deducir correctamente te permite pagar menos IRPF y reducir el IVA a ingresar cada trimestre. Pero no todo vale: hay normas concretas sobre qué se puede deducir y cómo justificarlo.
En este artículo de Contigo Asesoría te explicamos qué son los gastos deducibles, cuáles puedes aplicar según tu actividad, qué requisitos debes cumplir y cómo llevar un control eficaz para ahorrar de forma legal y segura.
¿Qué significa deducir un gasto?
Deducir un gasto significa restarlo de tus ingresos a la hora de calcular tus beneficios. Es decir, reduces tu base imponible y, por tanto, pagas menos impuestos. Esto aplica tanto al IRPF (modelo 130) como al IVA (modelo 303), siempre que el gasto cumpla ciertas condiciones.
Ejemplo práctico:
Si en un trimestre facturas 5.000 € y tienes 1.000 € de gastos deducibles, solo tributarás por 4.000 €.
Requisitos para que un gasto sea deducible
No todos los gastos que pagas como autónomo pueden deducirse. Hacienda establece tres criterios fundamentales:
1. Vinculación con la actividad
El gasto debe estar directamente relacionado con tu actividad profesional. Es decir, debe ser necesario o útil para generar ingresos.
2. Justificación documental
Debes tener una factura completa con todos los datos fiscales: tu nombre, NIF, dirección, la del proveedor, descripción del producto o servicio, base imponible, IVA, etc. Los tickets sin NIF no sirven.
3. Registro contable
El gasto debe estar correctamente anotado en tu libro de gastos y contabilizado en el trimestre correspondiente.
Principales gastos deducibles para autónomos
A continuación, te detallamos los gastos más habituales que puedes deducir si trabajas por cuenta propia:
Material y suministros
- Papelería, tinta, herramientas, ordenadores, software
- Gastos de oficina o coworking
- Suscripciones a plataformas relacionadas con tu trabajo
Comunicaciones
- Teléfono móvil y conexión a internet (solo la parte vinculada a tu actividad)
- Servicios de hosting y dominios web
Transporte y viajes
- Combustible y mantenimiento del vehículo, si está afecto a la actividad
- Billetes de tren, avión, taxis en desplazamientos profesionales
- Peajes y aparcamiento en viajes de trabajo
Importante: Para deducir el vehículo, debes demostrar que lo usas exclusivamente para trabajar, lo cual es difícil si no eres transportista o comercial.
Vivienda (si trabajas desde casa)
Puedes deducir parte de los gastos de tu vivienda habitual si la usas como despacho profesional:
- Porcentaje de electricidad, agua, gas, teléfono, internet
- Porcentaje de alquiler o hipoteca
Solo podrás deducir el porcentaje de la vivienda destinado a tu actividad (por ejemplo, el 15 % si trabajas en una habitación de 12 m² en un piso de 80 m²). Además, debes haberlo comunicado a Hacienda en el modelo 036 o 037 al darte de alta.
Gastos financieros
- Intereses de préstamos relacionados con tu actividad
- Comisiones bancarias de cuentas profesionales
- TPV, pasarelas de pago o plataformas de cobro
Formación
- Cursos, talleres, másteres o seminarios vinculados con tu profesión
- Libros, material didáctico o suscripciones educativas
Publicidad y marketing
- Campañas en redes sociales
- Creación de páginas web o tiendas online
- Servicios de diseño, publicidad o posicionamiento SEO
Servicios profesionales
- Asesoría fiscal, laboral o contable
- Abogados, gestores, consultores
- Subcontrataciones de otros autónomos
Seguros
- Seguro de responsabilidad civil profesional
- Seguro médico si estás en estimación directa (hasta 500 € anuales por persona, incluyendo cónyuge e hijos)
Deducciones de IVA: cómo funciona
Además del IRPF, también puedes deducirte el IVA soportado en tus gastos, siempre que estén correctamente justificados y sean para tu actividad. Este IVA se resta del IVA que cobras a tus clientes.
Ejemplo:
- IVA repercutido: 1.000 €
- IVA soportado deducible: 300 €
- IVA a ingresar: 700 €
Eso sí, si estás exento de IVA por tu actividad (como en ciertas actividades sanitarias o educativas), no podrás deducir el IVA de tus gastos.
Errores frecuentes que debes evitar
Deducir mal o sin criterio puede acarrear sanciones. Estos son los fallos más habituales:
- Deducir tickets sin factura completa
- Aplicar el 100 % de gastos compartidos (como teléfono o vivienda)
- Olvidar gastos importantes por no organizarlos bien
- No registrar los gastos en el trimestre correcto
- Deducir gastos personales como si fueran profesionales
En caso de duda, consulta siempre con tu asesoría antes de incluir un gasto dudoso. En Contigo Asesoría revisamos todos los justificantes para evitar riesgos y ayudarte a deducir lo máximo posible dentro de la legalidad.
Cómo organizar tus gastos para deducirlos sin errores
1. Pide siempre factura
Reclama factura con tus datos fiscales en cualquier gasto que quieras deducir, por pequeño que sea.
2. Guarda y digitaliza los documentos
Clasifica tus facturas por trimestre y escanéalas para almacenarlas en la nube. Así no se perderán y estarán siempre disponibles.
3. Usa una cuenta bancaria profesional
Evita mezclar pagos personales y profesionales. Tener una cuenta solo para tu actividad te facilita la gestión y justificación de gastos.
4. Lleva un libro de gastos actualizado
Anota cada gasto con fecha, concepto, proveedor, importe y tipo de IVA. Puedes usar un Excel, un software de facturación o la plataforma de tu asesoría.
5. Revisa tus gastos cada trimestre
Antes de presentar el modelo 130 y el modelo 303, revisa que todos los gastos deducibles estén correctamente contabilizados.
Cómo te ayuda Contigo Asesoría a deducir mejor
En Contigo Asesoría trabajamos con autónomos que quieren pagar menos impuestos sin errores ni sustos. Nuestro equipo se encarga de:
- Revisar y clasificar tus facturas
- Confirmar qué gastos puedes deducir y cuáles no
- Presentar tus modelos fiscales correctamente
- Informarte de cambios legales y nuevas deducciones
- Resolver cualquier duda que tengas sobre tus gastos
Además, te damos acceso a herramientas digitales para que puedas enviarnos tus documentos fácilmente y controlar tus cuentas en tiempo real.
Deducir bien te permite pagar menos y trabajar con tranquilidad
Deducir gastos no es engañar a Hacienda, es aprovechar los beneficios fiscales que la ley te permite. Si lo haces bien, puedes reducir considerablemente tu carga impositiva y mejorar la rentabilidad de tu actividad.
En Contigo Asesoría, estamos contigo para ayudarte a deducir más y mejor, siempre dentro de la legalidad. ¿Quieres pagar menos impuestos sin complicaciones? Escríbenos. Estamos contigo.
