Llevar una contabilidad ordenada es uno de los pilares fundamentales para cualquier autónomo que quiera trabajar con seguridad, controlar sus ingresos y gastos y evitar problemas con Hacienda. Aunque no se exige una contabilidad tan compleja como la de una empresa, sí existen obligaciones concretas que debes cumplir desde el primer día de actividad.
En Contigo Asesoría te explicamos cómo puedes organizar tu contabilidad de forma práctica, clara y sin complicaciones, para que tengas el control total de tu negocio y puedas tomar mejores decisiones con tus números en orden.
¿Por qué es importante llevar bien la contabilidad?
Muchos autónomos caen en el error de pensar que la contabilidad solo sirve para cumplir con Hacienda. Pero una buena gestión contable va mucho más allá:
- Te permite conocer tu rentabilidad real
- Facilita la planificación de pagos de impuestos
- Detecta a tiempo gastos excesivos o innecesarios
- Sirve de base para solicitar ayudas o financiación
- Evita errores, sanciones y requerimientos
Además, llevar la contabilidad al día ahorra tiempo y estrés, especialmente en momentos clave como el cierre de trimestre o la declaración de la renta.
Qué obligaciones contables tiene un autónomo
Dependiendo del régimen en el que tributes, tus obligaciones contables varían. La mayoría de autónomos están en estimación directa simplificada, por lo que deben llevar:
- Libro de ingresos: registro de todas las facturas emitidas
- Libro de gastos: registro de todas las facturas recibidas y justificantes
- Libro de bienes de inversión (si corresponde)
- Libro de provisiones y suplidos (para ciertos profesionales)
Si tributas en módulos (estimación objetiva), tus obligaciones contables son menores, pero aún así debes conservar tus facturas y justificar tus ingresos ante posibles inspecciones.
Pasos para organizar tu contabilidad como autónomo
1. Separa tus finanzas personales de las profesionales
Este es el primer paso, y uno de los más importantes. Abre una cuenta bancaria exclusiva para tu actividad como autónomo y utilízala solo para tus cobros y pagos profesionales. Así:
- Tendrás mayor claridad sobre tu tesorería
- Facilitarás la conciliación bancaria
- Evitarás confundir gastos personales con deducibles
También puedes tener una tarjeta asociada a esta cuenta para tus pagos del día a día relacionados con el negocio.
2. Registra tus ingresos y gastos al día
No dejes que se acumulen las facturas. Dedica un momento cada semana o cada quince días para anotar:
- Las facturas emitidas, con su número, fecha, cliente, base imponible, IVA y total
- Las facturas recibidas o tickets con derecho a deducción
- Otros gastos recurrentes (cuota de autónomo, teléfono, software, etc.)
Puedes llevar este registro en una hoja Excel, en una libreta o, mejor aún, con un programa de facturación o la plataforma digital de tu asesoría.
3. Emite tus facturas correctamente
Una factura debe cumplir unos requisitos legales mínimos:
- Tu nombre completo, NIF y dirección fiscal
- Los datos del cliente (nombre o razón social y NIF)
- Número y fecha de emisión
- Descripción clara del servicio o producto
- Base imponible, tipo de IVA, retención de IRPF (si procede)
- Importe total
Revisa bien tus facturas antes de enviarlas para evitar errores que luego compliquen tu contabilidad o la del cliente.
4. Clasifica tus gastos
No todos los gastos son deducibles. Para que lo sean, deben estar directamente relacionados con tu actividad económica, estar correctamente justificados y registrados.
Ejemplos de gastos deducibles:
- Alquiler de local u oficina
- Material de oficina y consumibles
- Teléfono e internet (parcialmente si lo compartes con uso personal)
- Vehículo y transporte (con matices)
- Cuota de autónomo y seguros profesionales
- Formación relacionada con tu actividad
Clasificar los gastos por tipo te permitirá ver en qué se va tu dinero y qué puedes optimizar.
5. Guarda todos los justificantes
Es imprescindible que conserves todas las facturas y documentos relacionados con tu actividad. Hacienda puede solicitarte justificantes durante un periodo de hasta 4 años.
Puedes optar por:
- Archivarlos físicamente por meses
- Digitalizarlos y guardarlos en la nube
- Usar plataformas de gestión documental asociadas a tu asesoría
En caso de inspección, tenerlo todo bien archivado marca la diferencia.
6. Concilia tu cuenta bancaria
La conciliación bancaria es comparar los movimientos de tu cuenta con tu libro de ingresos y gastos. Sirve para detectar cobros no registrados, comisiones bancarias o errores de facturación.
Hazlo al menos una vez al mes para mantener tus números ajustados a la realidad.
7. Controla tu previsión fiscal
A lo largo del año deberás presentar varios modelos fiscales (303, 130, 390, 100, etc.). Para no tener sustos, conviene prever cuánto pagarás cada trimestre.
Una buena práctica es reservar entre un 25 % y un 30 % de cada ingreso para cubrir impuestos y cotizaciones. Así evitarás quedarte sin liquidez cuando llegue el momento de pagar.
Herramientas útiles para llevar tu contabilidad
Hoy en día no necesitas ser contable para llevar tus números al día. Existen muchas soluciones tecnológicas que te ayudan a simplificar esta tarea:
- Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets): útiles si sabes organizarte bien
- Software de facturación: te permite emitir facturas, registrar gastos y llevar libros oficiales
- Apps móviles: para escanear tickets y subirlos directamente
- Plataformas de asesoría online: como las que usamos en Contigo Asesoría, donde puedes subir tus documentos y consultar tus impuestos desde cualquier lugar
Elegir una herramienta que se adapte a ti es clave para que tu contabilidad no se convierta en una carga.
Cómo te ayuda Contigo Asesoría a llevar tu contabilidad
En Contigo Asesoría te ofrecemos un servicio pensado para autónomos que quieren gestionar su actividad con orden, claridad y sin complicaciones. Nuestro servicio incluye:
- Organización mensual de tus ingresos y gastos
- Revisión y clasificación de facturas
- Informes periódicos de tu actividad
- Presentación de todos tus modelos fiscales
- Asesoramiento personalizado para resolver tus dudas
- Herramientas digitales para enviar documentación en segundos
Tú trabajas en lo que sabes, nosotros nos ocupamos del resto.
Una contabilidad organizada te da control y tranquilidad
Llevar una buena contabilidad no es solo cumplir con Hacienda, sino gestionar mejor tu negocio, evitar errores y tomar decisiones con información real. Con un poco de constancia y el apoyo adecuado, puedes tenerlo todo bajo control sin complicarte la vida.
En Contigo Asesoría, estamos contigo para que la contabilidad sea una herramienta útil, no una preocupación constante. ¿Quieres organizar mejor tus números y dormir más tranquilo? Escríbenos. Estamos contigo.
