Emitir facturas es una de las tareas más frecuentes e importantes en la vida de cualquier autónomo. Es el documento que acredita tus ingresos, justifica tus servicios ante Hacienda y permite que tus clientes te paguen de forma legal. Sin embargo, es también una fuente habitual de errores, sobre todo para quienes están empezando o no conocen en profundidad las normas fiscales.
En este artículo de Contigo Asesoría te explicamos paso a paso cómo hacer una factura correctamente, qué datos son obligatorios, qué errores debes evitar y cómo puedes automatizar este proceso para ganar tiempo y tranquilidad.
¿Por qué es importante hacer bien tus facturas?
Una factura mal elaborada puede generar problemas con tus clientes, con Hacienda o incluso hacer que pierdas dinero. Algunos errores frecuentes pueden derivar en:
- Rechazo de la factura por parte del cliente
- Imposibilidad de deducir gastos o declarar ingresos correctamente
- Sanciones o requerimientos de la Agencia Tributaria
- Problemas de cobro por datos erróneos
Hacer las cosas bien desde el principio es clave para mantener tu contabilidad clara y evitar sobresaltos fiscales.
Qué datos debe incluir una factura como autónomo
Una factura válida en España debe incluir una serie de datos obligatorios establecidos por la normativa fiscal. A continuación, te detallamos todos los elementos que no pueden faltar:
1. Datos del emisor (tú)
- Nombre y apellidos (o nombre comercial)
- NIF (Número de Identificación Fiscal)
- Dirección fiscal completa
2. Datos del cliente
- Nombre completo o razón social
- NIF o CIF (si es empresa)
- Dirección fiscal
Estos datos son imprescindibles, incluso si el cliente es un particular. En caso de no disponer del NIF del cliente, debes asegurarte de solicitarlo previamente.
3. Número y serie de factura
Las facturas deben ir numeradas de forma correlativa y con una serie única por año o por tipo de actividad, si llevas más de una. Ejemplo: F2025-001, F2025-002…
Es importante mantener la secuencia sin saltos y sin duplicados.
4. Fecha de emisión
Indica el día exacto en que emites la factura, que debe coincidir con la prestación del servicio o entrega del producto, o estar próxima.
5. Descripción del servicio o producto
Debes detallar claramente qué servicio has prestado o qué producto has vendido. Añadir detalles ayuda a evitar confusiones. Por ejemplo:
- Redacción de contenido web (mes de abril 2025)
- Servicios de consultoría online (3 horas)
6. Base imponible
Es el importe total sin impuestos del servicio o producto prestado.
7. Tipo de IVA
Debes aplicar el tipo correspondiente según el tipo de actividad:
- 21 % (tipo general)
- 10 % o 4 % (casos específicos: alimentación, libros, etc.)
- Exento (si tu actividad está exenta según la ley)
También puedes incluir operaciones exentas en el caso de servicios educativos, sanitarios, o exportaciones.
8. Retención de IRPF
Si tu cliente es una empresa o profesional y tu actividad lo permite, debes aplicar una retención del 15 % (o del 7 % si es tu primer o segundo año como autónomo). Esto no aplica si facturas a particulares.
La retención se resta del importe total, y es tu cliente quien la ingresa en Hacienda en tu nombre.
9. Importe total
Suma la base imponible más el IVA (si corresponde), menos la retención de IRPF (si procede). El resultado debe reflejar la cantidad que tu cliente debe abonarte.
10. Forma de pago
Aunque no es obligatorio, se recomienda incluir el método de pago y el número de cuenta bancaria para facilitar el cobro.
Ejemplo básico de factura como autónomo
Factura Nº: F2025-003
Fecha: 10/03/2025
Emisor:
María López García
NIF: 12345678A
Calle Mayor, 45
28013 Madrid
Cliente:
Agencia Creativa S.L.
CIF: B12345678
Calle del Arte, 12
28010 Madrid
Concepto: Diseño gráfico para campaña primavera
Base imponible: 500 €
IVA (21 %): 105 €
IRPF (15 %): -75 €
Total a pagar: 530 €
Forma de pago: Transferencia bancaria a ES12 3456 7890 1234 5678 9012
Errores comunes al hacer una factura
Evita estos fallos que suelen cometerse con frecuencia:
- No aplicar IVA cuando es obligatorio
- Aplicar IRPF a un particular (no corresponde)
- Omitir el NIF del cliente o del emisor
- Usar una numeración duplicada o desordenada
- No conservar copias de las facturas emitidas
- Olvidar declarar una factura en el trimestre correspondiente
Cualquiera de estos errores puede derivar en sanciones o en la obligación de rectificar la factura, lo que genera pérdida de tiempo y desconfianza.
¿Cómo debes conservar tus facturas?
Según la normativa, debes conservar tus facturas emitidas durante al menos 4 años, tanto en papel como en formato digital, siempre que se garantice su autenticidad y legibilidad.
Te recomendamos:
- Organizar las facturas por trimestre y año
- Digitalizarlas y guardarlas en la nube o en tu herramienta contable
- Enviar copia a tu asesoría para que pueda declararlas correctamente
Herramientas para hacer facturas fácilmente
Hoy en día, no necesitas ser contable ni tener conocimientos técnicos para emitir una factura profesional. Existen múltiples opciones para automatizar el proceso:
- Plantillas en Word o Excel: útiles si tienes pocos clientes y volumen bajo
- Programas de facturación online: muchos son gratuitos o con bajo coste
- Asesorías con plataforma digital: como Contigo Asesoría, donde puedes subir tus facturas, generar modelos fiscales y tener un seguimiento automático
Elegir la herramienta adecuada te ahorra tiempo, reduce errores y mejora la imagen profesional que proyectas a tus clientes.
Cómo te ayuda Contigo Asesoría
En Contigo Asesoría te acompañamos desde el primer día para que puedas emitir tus facturas de forma clara, legal y sin complicaciones. Nuestro servicio incluye:
- Revisión de tus facturas antes de presentarlas
- Asesoramiento sobre IVA e IRPF aplicables a tu actividad
- Organización y archivo digital de todas tus facturas
- Presentación puntual de tus modelos fiscales
- Herramientas digitales para crear y enviar tus facturas en segundos
Así puedes centrarte en tu trabajo, sabiendo que tu contabilidad está en buenas manos.
Facturar bien es clave para tu tranquilidad como autónomo
Saber cómo hacer una factura correctamente es fundamental para cobrar con seguridad, cumplir con tus obligaciones fiscales y evitar problemas con tus clientes o con Hacienda. Con un poco de orden, atención al detalle y apoyo profesional, este proceso puede ser rápido, sencillo y libre de errores.
En Contigo Asesoría, estamos contigo para que facturar deje de ser un problema y se convierta en una parte más de tu rutina profesional. ¿Quieres emitir tus facturas sin errores desde el primer día? Escríbenos. Estamos contigo.
